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Chers DG, Managers, Superviseurs, Directeurs et Collaborateurs, comment évoluer en mode collaboratif ?

 Voici une série de TIPS sur le sujet !

Le management collaboratif fait partie des nouvelles pratiques managériales apparu tout d’abord sous le terme de « leadership collaboratif » issu d’un article publié en 1994 dans la Harvard Business Review.

       Comme son nom l’indique, le management collaboratif a pour but de conduire les collaborateurs à travailler ou à réfléchir ensemble pour atteindre un objectif commun dans un délai donné.

      En tant que Manager, vous devez mettre en place un système de collaboration propice à une communication participative afin de favoriser des échanges d’idées entre vous et vos collaborateurs lors de la réalisation d’un projet pour bénéficier de l’intelligence collective qui est le socle de l’efficacité et de l’engagement des équipes.

Le concept derrière ce style de management est de :

      Permettre au Manager de combiner ses forces avec celle de son équipe
Surmonter collectivement les faiblesses constatées parmi les membres de l’équipe
Améliorer in fine, l’efficacité et la productivité de toute l’entreprise.

       Dans cette perspective, le Manager que vous êtes est vu comme un chef d’orchestre, œuvrant au bon fonctionnement de l’organisation de l’équipe et de la gestion du projet, plutôt que comme un donneur d’ordres.

       La   mission de chaque membre de votre équipe sera alors une pièce du puzzle pour la réussite de votre projet. Et cette nette implication permettra à chacun de se sentir privilégié et important, de mettre à la disposition du bien commun ses aptitudes et capacités ; ce qui augmentera d’avantage l’engagement de tous.
Comme le dit ce proverbe africain : « Seul on va plus vite mais ensemble on va plus loin. »

Si vous êtes de ceux qui visent la réussite et le développement continu, la mise en place de ce style de management ainsi que des outils nécessaires pour le faire émerger dans votre entreprise doit être primordiale. Il vous faudra maitriser la communication et assouplir les procédures. Ainsi votre entreprise deviendra plus agile.

Il ne faut en aucun cas chercher à appliquer une méthode de manière parfaite et infaillible sans contextualiser mais 
plutôt penser à adhérer à l’état d’esprit que demande le collaboratif et procéder petit à petit à des expériences en prônant l'échange et en tenant compte du niveau de maturité de votre/vos équipe(s).

Le grand défi du Manager dans cette méthode est de faciliter l’implication de ses collaborateurs dans un projet. Il doit ainsi veiller à ce qu’ils comprennent les enjeux du projet ainsi que le sens de leur participation pour sa réussite.

       Gardez à l’esprit que tout projet qui a du sens pour les membres de votre équipe est un travail qui donne envie.
Enfin, pour opérer un management collaboratif au sein de votre entreprise, il est important de se préparer de manière optimale à une telle transition si c’est une nouvelle façon de faire pour vous.

Le piège dans l’implémentation de ce management serait aussi entant que Manager, de n’avoir pas été personnellement bien préparé à cela et de n’avoir pas bien intégré les fondamentaux du management collaboratif dans vos compétences relationnelles.

Car le problème ne viendrait pas seulement de vos collaborateurs qui manqueraient d’aptitudes pour travailler en équipe mais bien aussi de vous qui pourriez avoir du mal à vous séparer de vos habitudes de donneur d’ordres en mode directif.

Chers Managers, vous devrez donc vous montrer exemplaire sur votre propre attitude managériale !

Voici les points clés pour assurer un management collaboratif efficace :

         1.  Développez vos compétences d’un Manager en mettant un accent en particulier sur les « soft skills» utiles en travail d’équipe.

         2.  Si le mode collaboratif est nouveau pour tous, prenez le temps d’expliquer à votre équipe comment vous allez dorénavant travailler et donnez-leur le temps de vous poser toutes les questions possibles, pour que chacun s’imprègne de la nouvelle dynamique de travail.

      Si votre entreprise comporte beaucoup de départements et d’employés, nous conseillons que la haute direction s’implique et travaille de concert avec les RH pour assurer une bonne transition au sein des équipes.

       3.  Identifiez les obstacles.

      Toutes les entreprises n’étant pas identiques, découvrez exactement ce qui freine le travail collaboratif dans la vôtre ou dans votre département.  Est-ce un manque de temps ? Un manque de confiance ? Une mauvaise culture d’entreprise ou de mauvais outils ?      
   
Vous pouvez effectuer une enquête rapide auprès de vos collaborateurs pour évaluer leurs attitudes concernant le mode collaboratif. Cette enquête va définir ce qui bloque et ouvrir la voie à des suggestions pour surmonter ces obstacles. Donnez votre avis à l'équipe sur vos conclusions et expliquez ce que vous ferez pour encourager le travail collaboratif.

       4.  Prenez soin d’assister à la réunion d’identification des besoins de votre client AVEC votre équipe (en visio conférence) ou du moins avec un ou deux de vos collaborateurs (en présentiel) qui saura/sauront faire un bon feedback de la rencontre au reste de l’équipe avec vous.

       5.  Définissez clairement AVEC votre équipe les objectifs du projet, les responsabilités de chacun ainsi que le modus operandi adéquat pour le faire évoluer afin que chacun se sente acteur majeur dans l’atteinte des objectifs.

       6.  Rendez vos collaborateurs coopératifs en les en encourageant à la collaboration, la cohésion d’équipe et l’intelligence collective.            

        7.   Rendez vos collaborateurs autonomes notamment dans la résolution de problèmes ou de conflits, et n’intervenez qu’en dernier recours si la situation est bloquée.

        8.   Intégrez les bons outils de communication et de travail. Avoir accès aux bonnes informations quand l’équipe en a besoin permettra à chaque membre de se sentir personnellement responsabilisé – et cela facilitera et accélèrera considérablement le travail collaboratif. Pour faciliter et contrôler la circulation des informations, utilisez des systèmes de gestion de documents et des outils de communication faciles tel que :

       Google Drive : Stockage dans le cloud pour vos contenus professionnels et personnels - Google Drive 

       Dropbox : Dropbox : partagez, stockez et exploitez vos contenus de façon sécurisée

       Trello : Trello 

       Evernote : La meilleure application de prise de notes - Organisez vos notes avec Evernote

9.  Encouragez l’innovation, la prise d’initiatives, le droit à l’essai et à l’erreurpour favoriser l’amélioration continue et la réussite des projets.

        10.  Faites preuve de respect envers vos collaborateurs. Cela crée le genre d’atmosphère où tout le monde veut donner le meilleur de lui-même.

        11.   Récompensez le travail de l’équipe en soulignant l’effort individuel de chacun que vous aurez noté tout au long du projet.

      Le management collaboratif offre la possibilité à tout un chacun de s’exprimer et de valoriser ses capacités.

      Il permet de placer l’homme au centre de l’entreprise et des projets, au lieu de prôner les modes organisationnels traditionnels qui se veulent autoritaires et basés sur la hiérarchie.
 
Nous sommes certains que ces TIPS, du moins certains vous seront utiles.
 
Qui que vous soyez, Chefs d’entreprise, Managers ou Agents, AGENCE CSB vous souhaite plein succès dans vos activités.
 
A très bientôt pour d’autres TIPS 

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